Kde jsou uložena data pokladny?

Data ZaKasou leží u vás v počítači. Jak je chránit podle pravidla 3‑2‑1, proč potřebujete kopii mimo provozovnu, jak dlouho musíte doklady uchovávat a co s kartami zákazníků.

Pokladna obsahuje historii všech účtenek, uzávěrek, skladových pohybů a často i údaje o zákaznících. Kdyby zmizela, nepřijdete jen o pohodlí. Přijdete o podklady pro účetní, pro inventuru i pro případnou kontrolu z finančního úřadu.

Kde má data ZaKasou

ZaKasou ukládá data do lokální databáze, u vás v počítači nebo tabletu, ne na našem serveru. Databázi si program nastaví sám při instalaci a běží jako systémová služba SQL. Kdo k datům má přístup, rozhodujete vy. Program je zároveň automaticky zálohuje do složky, kterou si vyberete v Administraci v části Nastavení a Zálohování. Záloha obsahuje všechno: produkty, účtenky, uzávěrky, statistiky i nastavení. Pokud je to složka synchronizovaná přes OneDrive, Dropbox nebo Google Disk, kopie dat se dostane i do cloudu.

Pravidlo 3‑2‑1

Osvědčený standard zálohování, který zvládne i malý podnik bez IT oddělení:

3 kopie dat: originál a aspoň dvě zálohy.
2 typy médií: například disk počítače a cloudové úložiště.
1 kopie mimo provozovnu nebo offline. Požár, krádež nebo vir pak nezničí originál i zálohy najednou.

S ZaKasou to znamená: data v pokladně, automatická záloha do synchronizované složky a jednou za čas kopie na externí disk, který po záloze odpojíte.

Ransomware a proč nestačí jedna záloha

Ransomware je škodlivý program, který zašifruje soubory a chce výkupné. Umí zašifrovat i zálohy, které jsou trvale připojené ke stejnému počítači. Proto je důležitá kopie, ke které se napadený počítač nedostane: odpojený disk nebo cloud s historií verzí, ze které obnovíte starší, nezašifrovanou verzi.

Otestujte obnovu

Záloha, kterou jste nikdy neobnovili, je jen naděje. Jednou za pár měsíců si zkuste data obnovit, ideálně na jiném počítači. V ZaKasou na to slouží tlačítko Obnovit ze zálohy. Pozor, obnova nahradí aktuální data v pokladně a nejde vzít zpět, proto ji na ostré pokladně dělejte jen tehdy, když opravdu potřebujete. Pokud si nevíte rady, technik se k vám připojí na dálku.

Jak dlouho data uchovávat

Doklad	Lhůta
Účetní doklady a inventurní soupisy	5 let od konce účetního období
Daňové doklady k DPH	10 let od konce zdaňovacího období

Elektronická archivace stačí, pokud je zaručený původ, neporušenost a čitelnost dokladu. Povinnost trvá i po ukončení podnikání. U ZaKasou data zůstávají, i když licenci ukončíte.

Osobní údaje a platební karty

Pokud v pokladně evidujete zákazníky, platí pro vás GDPR bez ohledu na velikost firmy. Ukládejte jen to, co potřebujete, a chraňte přístup heslem. Čísla platebních karet pokladna neukládá, terminál komunikuje se zpracovatelem platby přímo a hlavní tíhu zabezpečení nese jeho poskytovatel.

Základní bezpečnost pokladního počítače

aktualizovaný Windows a antivir,
vlastní přihlášení pro každého zaměstnance,
oddělená Wi‑Fi pro hosty,
žádné surfování a otevírání příloh na pokladně.

Podrobněji: Zálohování dat a kybernetická bezpečnost pro malý podnik a Jak dlouho archivovat účetní doklady a data z pokladny

Pokud hledáte jednoduché řešení pro obchod, restauraci, kavárnu nebo služby, můžete si ZaKasou 30 dní zdarma vyzkoušet.

Pokladní systém ZaKasou 30 dní zdarma · bez platební karty · Windows 10 a 11