← Zpět do poradny

Jak evidovat platby?

Každá koruna, která projde pokladnou, musí mít záznam: prodej, vklad, výběr, storno. Jak vést evidenci plateb tak, aby uzávěrka seděla a účetní dostala podklady bez přepisování.

Evidence plateb není jen součet tržby na konci dne. Je to záznam o každém pohybu peněz: kolik, kdy, jakým způsobem a kdo ho udělal. Když je evidence úplná, uzávěrka sedí, účetní má podklady a případná kontrola z finančního úřadu je jen formalita.

Co všechno evidovat

Pohyb	Jak ho zapsat
Prodej	Účtenka se způsobem platby (hotově, karta, stravenky, kombinovaně)
Vklad do kasy	Drobné na začátku směny, s poznámkou
Výběr z kasy	Odvod do banky, nákup zboží, s poznámkou a číslem dokladu
Storno účtenky	Nová účtenka se zápornou částkou, ne smazání
Storno položky	Záznam o odebrání z rozpracované objednávky
Uzávěrka	Souhrn za směnu s výčetkou hotovosti

Proč storno nesmí jen zmizet

Zrušená účtenka musí v systému zůstat vidět. Správný postup je vytvořit novou účtenku se zápornou částkou. V historii pak zůstane úplná stopa, co se stalo a kdo to udělal. V ZaKasou je storno účtenky chráněné heslem, při stornu zvolíte, jak se peníze vrátí, a storna položek z otevřených objednávek najdete v samostatném přehledu i s tím, kdo je udělal.

Uzávěrka krok za krokem

1. Na obrazovce Kasa zkontrolujte přehled pohybů od poslední uzávěrky.
2. Otevřete výčetku hotovosti, zadejte počty bankovek a mincí a pokladna je sečte.
3. Porovnejte výčetku s hotovostí, kterou eviduje pokladna.
4. Při rozdílu projděte vklady, výběry a storna. Většina rozdílů se najde tam.
5. Tlačítkem Provést uzávěrku směnu ukončíte a vyberete, komu kasu předáváte.
6. Porovnejte platby kartou s uzávěrkou terminálu.

Co je v uzávěrce ZaKasou

• prodané položky po kategoriích,
• platební metody: kolik dokladů a peněz přišlo hotově, kartou a stravenkami,
• rozpis DPH podle sazeb, tržba bez DPH a s DPH,
• stav kasy: vklady, výběry, tržba v hotovosti a konečný zůstatek,
• kdo kasu předal a kdo ji převzal.

Uzávěrku můžete nechat automaticky vytisknout a poslat e‑mailem. Uzávěrky lze seskupit po dnech nebo měsících.

Podklady pro účetní

Nic nepřepisujte ručně. Uzávěrky ze ZaKasou stáhnete do Excelu (.xlsx) nebo CSV, seskupené uzávěrky i jako CSV s prodanými produkty po dnech. Účtenky exportujete do XML pro účetní program Pohoda nebo do CSV. Domluvte se s účetní, jaký formát jí vyhovuje, a posílejte ho pravidelně.

Jak dlouho uchovávat

Účetní doklady 5 let, daňové doklady k DPH 10 let. Elektronická podoba stačí, pokud je zaručená čitelnost a neporušenost. Proto mějte data pokladny zálohovaná.

Podrobněji: Denní a měsíční uzávěrka pokladny a Export dat ze ZaKasou

Pokud hledáte jednoduché řešení pro obchod, restauraci, kavárnu nebo služby, můžete si ZaKasou 30 dní zdarma vyzkoušet.

Statistiky a uzávěrky 30 dní zdarma · bez platební karty · Windows 10 a 11